Dựng một cái khung phù hợp nhất.



Dựng một cái khung phù hợp nhất - Sự nghiệp mà bạn sáng lập là một sinh mệnh hoàn toàn mới, nó cũng có những chức năng sinh lý thông thường. Cho dù quy mô công ty bạn thời kỳ đầu rất nhỏ, nghiệp vụ không nhiều, nhưng chức năng của nó không vì thế mà giảm đi, công ty bạn vẫn phải có các chức năng như sán xuất, tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu khai thác, dịch vụ sau bán, quản lý thông tin, kiểm soát tài chính ...Dù thời kỳ đầu, mỗi bộ phận chức năng chỉ có 1 hoặc 2 người hoặc một người kiêm nhiều chức, thì những chức năng này vẫn tổn tại độc lập. Vì sự phát triển sự nghiệp sau này của bạn, bạn phải lựa chọn một cơ cấu ban ngành cho phù hợp. 

Cơ cấu nội bộ công ty quy định khung cơ bản của quan hệ hợp tác giữa các loại công việc trong công ty. Các khung này cũng giống như bộ xương trong cơ thể người, nó duy trì hình thái hoạt động sinh lý của công ty. Theo xu hướng mở rộng quy mô của công ty, số lượng nghiệp vụ tăng nhiều, mối quan hệ giữa các bộ phận ngày càng phức tạp và đa dạng; nó quy định quyền, trách nhiệm phân phối, phạm vi quản lý, cách liên hệ. Cũng như trong thế giới sinh vật, động vật nhuyễn thể đa số là động vật cấp thấp, nhỏ bé còn động vật có xương sống là động vật cấp cao và to lớn. 

Dựng một cái khung phù hợp nhất.
Dựng một cái khung phù hợp nhất cho công ty.
Căn cứ phân chia các bộ phận trong cơ cấu tổ chức công ty là không giống nhau, dưới đây chúng tôi xin giới thiệu 3 loại điển hình. 

(1) . Cơ cấu tổ chức loại hình chức năng. 

Ưu điểm: Tổng giám đốc thực hiện chỉ đạo trực tiếp các bộ phận chức năng. Các bộ phận chức năng phân công theo chuyên ngành, có thể do người giỏi chuyên môn đảm nhiệm chức vụ Giám đốc hoặc trưởng phòng. Loại hình này tận dụng dược ý tưởng phân công chuyên ngành hóa của sản xuất lớn hiện đại, nâng cao hiệu suất dựa vào việc phân chia nhỏ chuyên ngành, làm cho các chức năng của công ty không bị trùng lắp, đạt được hiệu ích quy mỏ trong mỗi bộ phận, tiết kiệm chi phí quản lý. 

Nhược điểm: Sự liên kết theo chiều ngang giữa các bộ phận không đầy đủ, khó điều chỉnh. Tầm nhìn của mỗi bộ phận nhỏ hẹp, không thể hiểu được ý đồ và yêu cầu của bộ phận khác. Hoạt động công ty dễ rời rạc, thiếu tính toàn diện và tính chủ thể. Nếu quy mô công ty càng lớn, các bộ phân nghiệp vụ càng tăng, nhược điểm này càng sẽ ngày càng lộ rõ. 

Suy xét lựa chọn: Nếu thị trường của công ty bạn tương đối ổn định, tính chuyên nghiệp của sản phẩm cao, chủng loại ít, giành thắng lợi bằng quy mô, loại hình cơ cấu này là sự lựa chọn tốt. Nếu bạn có một cửa hàng bán sky a870 thì cơ cấu tổ chức loại hình chức năng sẽ hợp với cửa hàng của bạn.

(2) . Cơ cấu tổ chức loại hình sự nghiệp. 

Loại hình này chia công ty thành những đơn vị kinh doanh độc lập, chủ yếu dựa trên sản phẩm, địa phương khách hàng khác nhau; chia nghiệp vụ của công ty thành nhiều “hạng mục” đơn lẻ, còn gọi là “loại hình hạng mục”. 

Ưu điểm: Mỗi hạng mục độc lập chịu trách nhiệm trọn gói, rõ ràng, công việc nối liền nhau. Mỗi khâu trong hạng mục có liên hệ mật thiết với nhau, ra quyết định nhanh chóng, phán ứng nhạy bén, có thể phù hợp với yêu cầu mọi mặt. 

Nhược điểm: Công việc giữa các hạng mục trùng lắp, giá thành cao, chi phí quản lý và các chi phí khác lớn. Các bộ phận tranh giành vốn của công ty, khó mà ăn khớp được với nhau, bất lợi cho sự phối hợp nhịp nhàng, cùng nhau trong đối ngoại và tìm kiếm khách hàng. 

Suy xét lựa chọn: Nếu tinh hình thị trường của công ty bạn có sự khác nhau khá lớn, nghiệp vụ đa dạng rõ ràng, tính tương quan giữa các sản phẩm không lớn (hoặc giữ vững mục tiêu đặc biệt của công ty) thì loại hình cơ cấu tổ chức này là cơ sở phát triển rất tốt. 

(3). Loại hình kết hợp. 

Loại hình này phân chia các bộ phận dựa vào hai tiêu chuẩn là chức năng và hạng mục. Nó là sự kết hợp của hai loại hình đã nêu trên. 

Ưu điểm: Vừa đạt được hiệu ích phân công chuyên ngành hóa, vừa có sự liên tục giữa các nghiệp vụ cụ thể. Nội bộ công ty vận hành linh hoạt, có thổ phát huy đầy đủ tính tích cực của mỗi nhân viên. 

Nhược điểm: Yêu cầu cao đối với quản lý chỉnh thể, tuyến liên hộ không cố định, quyền tránh nhiệm không rõ ràng, dễ sinh các loại mâu thuẫn và giá thành cao. 

Suy xét lựa chọn: Nghiệp vụ công ty nhiều, tính giai đoạn nghiệp vụ cao (ví dụ công ty địa lý quảng cáo, công ty Pantech của Hàn Quốc với sản phẩm Sky A870 xách tay...) 

Trên đây chỉ là ba loại cơ cấu tổ chức thường gặp, thực tế còn có nhiều loại cơ cấu biến hình và kết hợp. Khi xây dựng, bạn phải căn cứ vào đặc điểm hoàn cảnh và nghiệp vụ cụ thể, không nên quá câu nệ. Bạn cần chú ý 3 điểm sau: 

Đây là chức năng cơ bản nhất của hình thức được gọi là “cơ cấu”. Trong cơ cấu tổ chức của công ty, bạn phải cố gắng rõ ràng, lành mạnh quan hộ phụ thuộc giữa các bộ phận, các vị trí được xác định; quyền lực và trách nhiệm phải phân chia rõ ràng; tránh mơ hồ, chồng chéo. 

- Tính linh hoạt - phản ứng nhanh:

Khi thiết lập cơ cấu tổ chức công ty, phải xét tới tính tốc độ của quyết sách, cố gắng giảm bớt những điểm dừng của của quá trình thực hiện quyết định để nâng cao hiệu suất công việc. Nên biết rằng nhiều khâu có ý nghĩa là phần phụ của giá thành, đặc biệt cơ hội thị trường bị bỏ lỡ. Bạn hãy xem ví dụ dưới đây: 

Một nhà máy thời trang, ở Quảng Châu nghe nói một công ty lớn ở Thâm Quyến sẽ thôn tính một doanh nghiệp nhỏ ở Phúc Kiến, lập tức nhà máy nghĩ ngay đến trang phục truyền thống mà nhân viên của công ty sắp sát nhập này sẽ cần, trưởng phòng tiêu thụ của nhà máy nhanh chóng tìm Giám đốc nhà máy. Giám đốc đồng ý trên nguyên tắc nhưng vẫn phải thảo luận với Phó Giám đốc sản xuất để cùng nhất trí ý kiến. Không may lúc đó vị Phó Gịám đốc lại đang ớ Đông Bắc mua phụ kiện máy móc, sau khi liên lạc điện thoại. 3 ngày sau ông mới về xác nhận nhà máy có năng lực sản xuất. Vị trưởng phòng nọ vội đi Thâm Quyến, nhưng muộn mất một ngày, đơn đặt hàng đã rơi vào tay công ty khác ở Quảng Tây từ 2 ngày trước. 

- Tính mềm dẻo - có thể tấn công cũng có thể phòng thủ: 

Sự thiết lập cơ cấu tổ chức công ty phải có độ đàn hồi nhất định - vừa có thể mở rộng, vừa có thể thu hẹp. Bất cứ sinh mệnh nào cũng phải cố gắng thích nghi với hoàn cảnh sống của nó, có như vậy mới trở thành vận may tự nhiên. Công ty bạn phải đối mặt với thị trường biến hóa khôn lường, cơ cấu tổ chức của công ty phải có chỗ tiến thoái - khi hoàn cảnh bên ngoài thông thoáng có thế phát triển rộng; khi hoàn cảnh khó khăn có thể thu về phòng thủ, tránh rủi ro để phát triển. 

“Thương trường như chiến trường”, công ty bạn phải trở thành “cao thủ” trên thương trường, phải chịu khổ, chịu rèn luyện mới được. Bí quyết rèn luyện thành công có thể diễn giải bằng câu sau: “cương nhu tương tế, nội ngoại kiêm tu”. Bí quyết này thích hợp với mọi phương diện quản lý công ty. Khi phân chia cơ cấu còng ty, lấy việc phân chia phòng ban rõ ràng, quyền lực trách nhiệm cụ thể, rạch ròi làm “cương”; lấy sự linh hoạt biến hóa làm “nhu”. Cương không nhu sẽ trớ nên khô khan cứng nhắc, trong cuộc chiến trên thương trường tới đâu cũng dễ đụng phải tường, có khi bị chảy máu. Như mà không cương để dẫn đến thỏa hiệp vụn vặt, khó mà có được chỗ đứng vững chắc để phát triển với tốc độ cao. 

Nếu trên thế giới tồn tại thứ bất biến thì đó là tự nói dối bản thân, bởi vì trên thế giới không có thứ cơ cấu nào không thay đổi khi đã thành lập. Không những to lớn như cơ cấu kinh tế chính trị của một đất nước, cái nhỏ bé như cơ cấu tự nhiên, cơ cấu tình cảm của một gia đình cũng đều không ngừng điều chỉnh và thay đổi. Cơ cấu công ty bạn cũng có thể gặp phải vấn đề điều chỉnh (đặc biệt vào thời kỳ quá độ). 

Đồng thời, khi xây dựng cơ cấu tổ chức công ty, nhất thiết phải suy xét đến đặc điểm và yêu cầu nghiệp vụ của công ty. Nhưng cùng với sự thay đổi của hoàn cảnh và sự phát triển của công ty, phải tiến hành điều chỉnh bộ phận không có lợi cho sự phát triển của công ty trong cơ cấu hiện có. Đúng như câu nói: “Đường cùng mới thay đổi, tạm đổi mới thông, thông mới lâu dài”. 

Một số nguyên nhân chủ yếu dưới đây dẫn đến điều chỉnh cơ cấu tổ chức công ty: 

- Trách nhiệm, quyền hạn không phù hợp, không tương xứng. 

- Phân công không hợp lý, công việc cản trở lẫn nhau. 

- Tuyến quyết định và chu kỳ dài, nhiều khâu, hành động chậm, thường bỏ lỡ cơ hội. 

- Tầng quản lý phình to, người nhiều hơn việc, giá thành cao. 

- Thủ tục các khâu trùng lắp. 

- Nhiều lãnh đạo, khiến nhân viên nghiệp vụ nhận được nhiều mệnh lệnh, không biết làm theo ai. 

- Truyền đạt, tiếp nhận, phản hồi thông tin không tốt. 

- Chủ nghĩa cá nhân trầm trọng, các bộ phận tranh nguồn vốn, không hợp tác đối phó bên ngoài, nảy sinh nhiều mâu thuẫn. 

- Thiếu sự sáng tạo. 

Nếu công ty bạn xuất hiện tình hình trên, cần điều chỉnh cơ cấu tổ chức ngay. Bạn có thể suy nghĩ tăng giảm bộ phận, nhân viên; sắp xếp lại nhân viên, phân chia lại quyền hạn trách nhiệm và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau. 

Nhiều người lập nghiệp thất bại vì không nhận thức được mối quan hệ giữa mục đích và cách làm. Họ quá tiếc đôi giày mà mình khổ sở lắm mới chế tạo được nên đã làm đau đôi chân mình. Nếu bạn muốn trở thành nhà lập nghiệp xuất sắc, bạn không những phải trở thành người có nguyên tắc mà bạn phải trở thành một người không câu nệ, một người biết gọt chân cho vừa giày. 







Cùng chủ đề

No comments:

0 comments:

Tin tức mới

Mẫu đồng hồ bán chạy nhất

Xem nhiều