Xây dựng nhóm làm việc (phần 1)

Khi Liam Geffen được chỉ định làm lanh đạo một bộ phận đang bất ốn trong một công ty thiết bị đo đạc, anh biết mình đang ở trên lưng cọp. Mức độ khó khăn của công việc càng trở nên rõ ràng hơn khi anh đọc những báo cáo hoạt động năm trước của bộ phận này. Các
nhân viên hoặc quá xuất sắc hoặc quá kém cỏi, chẳng có ai ở mức trung bình. Điều này chứng tỏ người tiền nhiệm của anh đã có đánh giá thiên vị đổi với một số người. 

Qua trao đổi với những nhân viên trực tiếp dưới quyển, Liam đã khẳng định được nghi ngờ của mình về những đánh giá thiên lệch này. Cụ thể là trưởng bộ phận marketing có vẻ đủ năng lực  nhưng không phải là một người xuất sắc. Đáng tiếc là ông ta lại tin vào khả năng
tạo ra áp lực của bản thân. Trưởng bộ phận bán hàng (điện thoại Iphone, Samsung,sky a900..) tạo cho Liam ấn tượng là một người đáng tin cậy, nhưng lại bị người tiền nhiệm của Liam khiển trách vì có những phán đoán kém cỏi. Mối quan hệ giữa bộ phận marketing và bộ phận bán hàng rất căng thẳng. Liam thấy rằng một hoặc cả hai người này có thể sẽ phải ra đi. Vì vậy anh gặp riêng từng người và thẳng thắn nói với họ rằng anh đã xem xét việc đánh giá tiến độ hoàn thành công việc của họ. Sau đó, anh đặt ra kế hoạch hai tháng cho mỗi người, đổng thời anh và người phó phụ trách nguồn nhân lực lặng lẽ thực hiện tuyển chọn một trưởng bộ phận marketing mới. Liam cũng tổ chức các cuộc họp vượt cấp với các nhân viên trong nhóm bán hàng, cả hai việc này đểu nhằm đánh giá năng lực và tìm ra những ứng cử viên có triển vọng cho vị trí trưởng nhóm. 

Vào cuối tháng thứ ba, Liam đã đưa ra những tín hiệu cho trưởng bộ phận marketing rằng ông ta sẽ không được làm việc tiếp. Chẳng bao lâu sau ông ta bỏ việc. Trong khi đó, trưởng bộ phận bán hàng đã thích nghi được với thách thức của Liam. Liam tạo cho cô nhiều cơ hội hơn, điều này thậm chí còn thúc đẩy cô làm việc tốt hơn. Kết quả là Liam đã đủ tin tưởng vào cô để giao trách nhiệm toàn bộ việc bán hàng và marketing. 

Liam Geffen nhận thấy rằng không thể giữ những người không phù hợp ở lại trong nhóm. Nếu giống như anh ta, anh đang phụ trách một nhóm nhân viên trực tiếp dưới quyển thì điều anh cần làm là phải xây dựng nhóm của mình nhằm thu hút nhân tài để đạt được kết quả tốt hơn. Qụyết định quan trọng nhất anh đưa ra trong 90 ngày đẩu tiên có thể sẽ là vể vấn đề nhân sự. Nếu tạo dựng được một nhóm làm việc có hiệu suất cao thì có thể anh sẽ tạo nên một động lực lớn nhằm đem lại hiệu quả tổt cho cả bộ phận. Nếu không, anh sẽ phải đối mặt với những khó khăn nghiêm trọng, vì không nhà lãnh đạo nào hy vọng có thể một mình đạt được những thành công trong công việc. Những sự lựa chọn nhân sự kém cỏi bạn đẩu gần như chắc chắn sẽ gây rắc rối cho anh sau này . Như một nhà quản lý có kinh nghiệm đã nói “dục tốc bát đạt”. 

Việc tìm ra những người phù hợp là cần thiết, nhưng chưa đủ. Hãy bắt đầu bằng việc đánh giá các thành viên hiện tại trong nhóm đê’ quyết định ai sẽ ở lại và ai sẽ phải ra đi. Sau đó lập kế hoạch nhận những người mới và thuyên chuyển những người anh giữ lại vào những vị trí phù hợp - mà không phương hại đến khả năng hoàn thành công việc trong ngắn hạn. Thậm chí như vậy vẫn còn là chưa đủ: anh vẫn cần đặt đúng các mục tiêu, động lực thúc đẩy, và các thang đánh giá mức độ hoàn thành công việc, nhằm đưa nhóm của anh tiến theo hướng. Cuối cùng, anh phải tạo lập những quy trình mới để đẩy nhanh công việc của nhóm. Chương này sẽ giúp anh vượt qua những bước đó. 

Xây dựng nhóm làm việc
Xây dựng nhóm làm việc

Tránh những cạm bẫy thường gặp 

Khi đến lúc phải xây dựng một nhóm đảm bảo đem lại sự thành công, nhiểu nhà lãnh đạo mới nhậm chức cảm thấy do dự. Hậu quả là điều này có thế cản trở đáng kể đến việc đạt tới “điểm cần bằng”, hoặc có thể làm công ty bị chệch hướng hoàn toàn. Đây là một số bẫy họ thường mắc phải: 

• Giữ nhóm hiện tại quá lâu. Một số nhà lãnh đạo mới vội vàng xóa sạch tất cả, nhưng đa số thường giữ nhân viên (mình được tiếp quản) lầu hơn mức cần thiết. Liệu có phải bởi vì sự kiêu căng (“Những người này đã không hoàn thành tốt công việc bởi họ thiếu một nhà lãnh đạo như tôi”), hay bởi họ ngại phải đối diện với những quyết định nhân sự khó khăn, và kết cục là họ thường bằng lòng với những nhóm làm việc kém hiệu quả. Điểu này cũng có nghĩa là họ sẽ phải tự gánh vác nhiều trách nhiệm nặng nề hơn hoặc không đạt được các mục tiêu đề ra. Một ủy viên hội đổng quản trị có kinh nghiệm nói: “Anh luôn cảm thấy anh có thể lo liệu mọi thứ. Nhưng sự thực là anh không thể. Và anh đừng nên để vấn để nhân sự khiến anh cảm thấy day dứt. Nếu một số người trong nhóm không hoàn thành công việc, thì những đổng nghiệp của họ và những đồng nghiệp của anh cũng biết điểu đó”. Một nguyên tắc dựa trên kinh nghiệm là vào giai đoạn cuối của 90 ngày đầu tiên, anh nền quyết định là ai sẽ ở lại và ai sẽ đi. Sau sáu tháng, anh phải thông báo những thay đổi nhân sự tới các nhân vật quan trọng, đặc biệt là tới sếp và phòng nhân sự. Nếu anh để lâu hơn, nhóm sẽ trở thành “của anh”, khi đó việc giải thích và thực hiện thay đổi sẽ trở nên khó khăn gấp bội. Tất nhiên, khung thời gian tùy thuộc vào tình huống STaRS mà anh đang phải đối mặt: trong tình huống xoay chuyển, quá trình này có thể ngắn hơn còn trong tình huống duy trì thành công thì giai đoạn này có thể kéo dài hơn. Điều quan trọng là đặt ra thời hạn phải đưa ra những quyết định về thay đổi nhóm của mình; hành động trong thời gian của kế hoạch 90 ngày, và sau đó gắn kết với nhóm mới được cơ cấu lại. 

Không “sửa chữa máy bay trên trời”. Nếu không phải đang trong giai đoạn khởi đầu, thì anh sẽ không phải xây dựng nhóm từ con số không mà khi đó, anh được thừa hưởng lại một nhóm và phải định hình nó theo cách anh muốn, nhằm đạt được những mục tiêu ưu tiên của mình. Quá trình xây dựng nhóm giống như việc sửa một chiếc máy bay đang bay trên bầu trời. Anh sẽ không đến được đích nếu không tiến hành những sửa chữa cấn thiết nhưng anh lại không muốn máy bay gặp tai nạn trong khi đang cố sửa chữa nó. Tình huống này có thê’ gây ra nguy hiểm: anh cấn phải thay đổi nhân viên, nhưng một vài người trong số họ lại đang cần cho những hoạt động trước mắt. Phải làm gì lúc ấy? Anh phải đưa ra các quyết định càng nhanh càng tốt. Điều này có nghĩa là anh phải thuê tuyển nhân viên để đảm đương những vị trí tạm thời vì họ có thể nắm vững tình hình, hoặc suy tính xem liệu những người được đề cử trong công ty có thể đáp ứng được những thách thức hay không. 

Không sắp xếp tổ chức và tái cơ cấu nhóm cùng một lúc. Một thuyền trưởng không thể đưa ra những quyết định đúng đắn cho thủy thủ đoàn nếu không biết điểm đến, lộ trình và đặc điểm của con tàu. Tương tự như vậy, anh không thể xây dựng nhóm trước khi hiểu rõ về những thay đổi trong chiến lược, cơ cấu, các hệ thống và kỹ năng. Trái lại, anh có thể mắc phải sai lầm là bố trí nhân viên vào những vị trí không phù hợp.

• Không giữ chân những người giỏi. Một nhà quản lý kinh nghiệm đã chia sẻ một vài bài học đắt giá về những nguy hiểm của việc mất người giỏi. Bà nói: “Khi anh rung cái cây, những trái ngọt cũng có thể rụng theo”. Quan điểm của bà là tình trạng không ai chắc chắn phải đi và ai chắc chắn ở lại có thể dẫn đến việc những người giỏi nhất của anh chuyển đi nơi khác. Mặc dù việc anh thông báo ai đi ai ở là rất khó khăn, nhưng anh vẫn có thể ngầm báo cho những người có năng lực nhất biết rằng anh nhận ra khả năng của họ. Một chút hy vọng có thể giúp người ta vượt qua được một quãng đường dài. 

Tiến hành xây dựng nhóm trước khi hạt nhân nhóm được đặt đúng vị trí. Những nhà lãnh đạo mới nhậm chức phải tiến hành các hoạt động xây dựng nhóm, như là giải quyết vấn để chung, nảy sinh sáng kiến, và có tầm nhìn chiến lược ngay lập tức. Các nhà lãnh đạo mới, khi muốn tạo ra sự đổng thuận, thường hăm hở khai thác nguồn kinh nghiệm của những nhân viên trực tiếp dưới quyền. Nhưng cách tiếp cận này tiểm ẩn một mối nguy hiểm bởi nó củng cố những mối quan hệ thân thiết trong một nhóm mà một số thành viên trong nhóm có thể rổi sẽ phải rời đi. Bởi vậy, tránh để lộ kê' hoạch xây dựng nhóm cho đến khi nhóm anh được đặt đúng vị trí. Tất nhiên, điều này không có nghĩa là anh nên tránh cuộc họp cả nhóm. 

Qụá vội vàng đưa ra những quyết định mà việc thực thi phụ thuộc vào người khác. Nếu hoạt động của anh muốn thành công mà cần đến sự ủng hộ của nhóm, anh nên sáng suốt trì hoãn đưa ra quyết định cho đến khi các thành viên chủ chốt của nhóm được đặt đúng vị trí. Sẽ có những quyết định anh không thể trì hoãn được. Nhưng rất khó khăn để những người mới đến triển khai kế hoạch hành động mà họ không tham gia hoạch định. Bởi vậy, hãy cẩn thận cân nhắc những lợi ích từ việc nhanh chóng triển khai những ý đồ lớn và việc đánh mất cơ hội giành được sự chấp nhận và ủng hộ từ nhồng người anh sẽ đưa vào nhóm sau đó. 

. Cố gắng tự mình làm tất cả. Cuối cùng, hãy lưu ý rằng quá trình tái thiết nhóm sẽ tác động đến tình cảm, quy chế và chính sách công ty( công ty chuyên điện thoại Samsung, Iphone, Sky a910..). Đừng cố tìm cách tự mình làm tất cả mọi việc. Hãy tìm ra người có thể đưa ra lời khuyên tốt nhất và giúp anh hoạch định chiến lược. Sự hỗ trợ của một chuyên viên nhân sự giỏi là điểu không thể thiếu đối với bất kỳ nỏ lực tái thiết nhóm nào. 

Cùng chủ đề

No comments:

0 comments:

Tin tức mới

Mẫu đồng hồ bán chạy nhất

Xem nhiều